9 conseils pour bien gérer ses emails : guide et affiches

courrier electroniqueA l’occasion de la première journée sans e-mails en France organisée le 17 janvier 2013, l’entreprise Sodexo a invité ses employés à relever le challenge collectif de réduire de 20% le nombre d’e-mails envoyés ce jour-là.

Les 10 000 collaborateurs du groupe se sont vus remettre le guide : charte de l’e-mail attitude (1 page, en pdf) qui comprend 9 principes accompagnés de conseils pratiques ainsi qu’une campagne d’affichage reprenant une série de dessins humoristiques (11 pages, en pdf) ; ceci afin de les sensibiliser sur l’inflation du nombre d’emails envoyés chaque jour au sein de l’entreprise et avec ses partenaires et clients.

Utilisation intensive du courrier électronique

Pour de nombreuses organisations et pour les personnes, le nombre grandissant d’emails échangés chaque jour n’est pas sans poser de problèmes : aspect chronophage, difficultés à échanger en mode réel, mode d’échange pas toujours justifié, les incompréhensions qui peuvent se poser par email… Les 9 principes de l’email attitude permettent de rappeler les bons usages y compris des points essentiels de la fameuse Netiquette.

Ces différents aspects peuvent aussi faire l’objet d’information lors des séances d’initiation à l’email dans les EPN (espaces publics numériques).

Les 9 principes de l’email attitude


1. Soigner l’objet

Préférez un objet court et précis. Il est lu en premier. Il détermine l’intérêt de votre destinataire à vous lire.

2. Aller à l’essentiel

Soyez factuel et informatif. N’écrivez rien que vous ne diriez pas : si les paroles s’envolent, les écrits restent… et les e-mails se transmettent…

3. Soigner son image

Avant envoi : corrigez-vous et mettez-vous dans la peau de votre destinataire. Préférez un texte bref et aéré et indiquez les mots clés en gras.

4. Bien viser sa cible

Utilisez à bon escient le champ « à » pour les destinataires directement concernés, le champ « cc » pour ceux indirectement concernés et limitez l’utilisation du « cci ».

5. Envoyer sans envahir

Définissez les types d’e-mails dont votre manager veut être en copie. N’utilisez pas l’option « répondre à tous » si vos remarques ne s’adressent qu’à l’émetteur. Limitez le nombre de destinataires.

6. Éviter que le chaud ne jette un froid

Ne répondez pas tout de suite à un e-mail. Si vous vous sentez « attaqué(e) ». Préférez toujours les échanges oraux pour les sujets sensibles.

7. Éviter la dépendance

En réunion, fermez votre messagerie. Définissez chaque jour des plages horaires pour consulter vos e-mails. Déconnectez le soir, le week-end, en vacances, sachez souffler sans culpabiliser !

8. Sortir du virtuel

Pour les conversations simples, urgentes ou avec une personne placée près de vous, préférez les échanges directs. Pour partager sur un document, un problème, il est souvent préférable de se rencontrer.

9. Se démêler du mail

Vivre des journées sans e-mail : prêt à jouer le jeu?

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Géographie : France

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Un commentaire à “9 conseils pour bien gérer ses emails : guide et affiches”

  1. avatar HGO :

    Bonjour,
    Les conseils de cet article sont très intéressants. Cependant, pouvez-vous dire si cette journée a été un succès ? les employés ont-ils joué le jeu et réduit les mails ?
    Merci

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