Qu’est-ce que l’affacturage ?
L’affacturage consiste en le fait de céder ses factures à un « factor » ; pour reprendre le terme anglais de factoring ; qui est un établissement spécialisé. Celui-ci avance leur règlement et se charge de récupérer son argent auprès des créanciers ; par différents biais si le paiement s’avère difficile (suivi des factures, relance au besoin et recouvrement), sous couvert de demander des frais à l’entreprise pour cette avance financière.
Qui peut prétendre au factoring (ou affacturage) ?
On pourrait croire que le factoring se destine à des entreprises de grande taille, qui émettent de nombreuses factures. Il n’en est rien. Au contraire, ce sont généralement les plus petites structures qui peuvent être mises à mal par un simple retard de paiement ou un impayé.
Aussi, que l’on soit micro entrepreneur, une association, que l’on exerce une profession libérale ou encore que l’on soit artisan ou commerçant : chaque entreprise peut mettre l’affacturage en place si elle pense qu’elle prend un risque avec un fournisseur ou un client.
La nature de l’activité, la taille de l’entreprise ou même le fait qu’elle puisse être amenée à faire de l’import-export importent peu. La seule restriction concerne la nature des clients à qui sont adressées les factures. Cette solution est utile quand il s’agit de travailler en BtoB ou quand on émet des créances à des fournisseurs. En aucun cas, il n’est possible d’y prétendre quand la clientèle est constituée de particuliers.
Comment mettre en place la solution d’affacturage ?
Quand on rencontre pour la première fois un problème de paiement et que l’on se trouve peut-être en situation de menace financière, le premier réflexe consiste généralement à en parler à son conseiller bancaire. C’est une bonne idée puisque les établissements bancaires possèdent des filiales spécialisées en affacturage avec lesquelles le professionnel peut être mis en relation. Le factor à qui l’on présente son problème va mettre en place ce que l’on appelle un contrat d’affacturage en en précisant les modalités ; s’il a reçu pour cela l’aval de la banque.
Ce contrat est comme un signal de départ car il est possible de lui donner les factures clients dès la signature effectuée. Dès réception de ces dernières, le factor règle le montant qui est indiqué sur chacune d’entre elles et doit mettre des actions en place pour se les faire rembourser par le ou les créanciers de départ. Bien entendu, même si rien ne le prémunit de façon totale contre les impayés, le factor doit évaluer le risque qu’il prend en acceptant ainsi les créances d’autrui.
Une telle entreprise ne pourrait pas fonctionner sans un fonds de garantie qui lui permet de faire face. Pour calculer le montant de ce fonds, il se base sur la totalité de l’encours client de l’entreprise qui se tourne vers lui. Quand il a constitué ce fonds, il peut alors accepter d’avancer les factures à 100%.
Opérations d’affacturage : la marche à suivre
Si le factor accepte de suivre l’entreprise après avoir obtenu l’aval de l’établissement financier, cette dernière devra lui fournir différents documents : ses coordonnées bien sûr et son numéro SIRET, mais aussi le montant de l’ensemble des factures que l’on envisage de lui céder. Quel sera le niveau de garantie sur les créances ? Pour le savoir, le factor doit procéder à une analyse poussée de la situation des clients qui souhaitent le missionner.
S’il accepte d’établir le contrat, une fois qu’il est signé, l’entreprise peut lui remettre une copie des factures en version papier ou de manière dématérialisée. Il est important de stipuler si des délais de paiement avaient été accordés. L’entreprise a le devoir d’informer les clients dont elle a remis les factures au factor qu’elles ont été cédées. Cela est fait grâce à ce que l’on appelle la mention de subrogation et qui apparait donc sur les factures que l’on envoie.
Après avoir retiré les frais et le pourcentage demandé pour la constitution du fonds de garantie (voir ci-dessous), la société de factoring avance la somme restante. Quand la date arrive à échéance, le factor est payé par les clients ou procède aux premières actions de relance dans le but d’être remboursé.
Combien coûte l’affacturage ?
Même si on peut considérer l’affacturage comme un crédit à court terme, son coût n’est pas comparable. A chaque fois qu’une entreprise remet une facture à la société d’affacturage, des frais sont prélevés. C’est ce qui constitue la rémunération de ces sociétés spécialisées.
- Ces frais comprennent une commission de financement ; ou taux d’intérêt ; qui est appliqué sur la somme avancée et qui court jusqu’à ce que le client ait payé la facture.
- Cela n’a rien à voir avec la commission d’affacturage. Ce sont les frais relatifs aux éventuelles actions de relance et au recouvrement de la dette (envoi de courrier…). Le montant de ces frais est un pourcentage du chiffre d’affaires cédé. Comme dit, rien n’assure au factor d’être payé, même avec tous les moyens qu’il peut mettre en place pour cela. Pour pallier le risque, l’entreprise cliente participe à la constitution du fonds de garantie, à hauteur de 10% généralement jusqu’au ce que le montant fixé soit atteint (voir plus haut).
Bien entendu, chaque factor est différent et à ce titre, peut appliquer d’autres frais comme ceux pour la constitution du dossier, des frais minimum par facture ou encore une somme qui aiderait à payer les frais de justice en cas de litige etc…
L’accumulation de ces frais peut effrayer une microentreprise ou encore une TPE qui souhaiterait mettre cette solution en place pour préserver sa trésorerie. Les factor ont su s’adapter et ont créé une tarification au forfait à leur égard.
La société de factoring peut-elle agir en cas d’impayés ?
Comme dit, le factor se prémunit contre le risque d’impayés en se constituant un fonds de garantie pour chaque client. Il n’est en effet pas à l’abri d’avoir affaire à un défaut de paiement, un client insolvable ou qui fait face à une défaillance de son entreprise. Quand il rencontre type de situations, il puise dans le fonds de garantie, sinon, bien entendu, il se fait payer par le client, même avec du retard. Les sommes du fonds de garanties sont restituées à l’entreprise cliente si les factures sont payées.
Si l’entreprise a peur de ne pas revoir l’argent mis dans ce fonds du fait d’un impayé client, elle peut toujours souscrire une assurance-crédit qui lui permet de prendre en charge un certain pourcentage pour ce genre de situations. Certaines vont jusqu’à 80% ; le reste étant donc financé par le fonds de garantie. Ce type d’assurance peut être souscrit auprès d’un assureur-crédit externe ou directement auprès du factor. Quand on passe par un tiers, on demande une délégation de bénéfices des indemnités qui seront à verser au service d’affacturage.
L’assureur-crédit se veut un interlocuteur intéressant pour une entreprise qui souhaite en savoir plus sur la solvabilité de ses clients, ou encore avant cela de ses prospects, avant d’entamer des échanges commerciaux qui pourraient donc se révéler hasardeux, voire dangereux ; financièrement parlant pour la structure. Parfois, cette assurance est exigée par le factor, dès lors qu’il estime qu’il y a un risque d’impayés. C’est pour cela que chaque situation est unique et fait l’objet d’un examen drastique avant la mise en place d’un contrat d’affacturage ou non.
Travailler avec des collectivités ou encore des administrations est un point fort quand on veut mettre en place l’affacturage car ce type de clientèle pour le factor ne représente pas de risque et il ne sera alors pas demandé de souscrire une telle assurance.
Quels sont les avantages de l’affacturage ?
Il est rare, quand on émet une facture d’être payé très vite. Dans beaucoup de situations, il est possible d’attendre 45 jours, voire plus, quand on a mis en place des délais de paiement pour améliorer des relations commerciales.
Pourtant, comme dit, notamment quand la trésorerie est fragile ; ce qui peut être le cas dans les petites structures ou même des commerces dans un contexte particulier de crise économique ou même sanitaire comme on a pu en traverser ; le moindre retard peut être le début d’un engrenage fatal pour la santé financière de l’entreprise. Passer par la solution d’affacturage peut être vu comme un bon moyen de ne pas tomber dans ce piège car elle présente certains avantages :
- Même si le factor va devoir attendre, lui, le délai de paiement des factures que l’entreprise lui cède pour être remboursé, il avance les sommes sous 48 heures maximum ce qui est un vrai point fort pour une structure qui a peur pour sa trésorerie.
- Besoin d’acheter du stock, des machines ? Quand on est tributaire d’un délai de règlement de factures, ces beaux projets doivent attendre. Ce n’est pas le cas avec le factoring : l’avance des sommes étant très rapide, il est possible de se développer sans entrave.
- La trésorerie n’est pas impactée même s’il faut avoir conscience des frais demandés par le factor pour ses services
- Le poste clients fait ainsi l’objet d’une sorte d’externalisation ce qui permet de gagner du temps (pas la peine de regarder si l’on a été payé, de procéder à des relances de toutes sortes…).
- Le temps gagné offre la possibilité de se consacrer à un autre poste, de se concentrer sur son cœur de métier ; ce qui n’est pas toujours possible. De nombreux chefs d’entreprise regrettent de devoir passer autant de temps sur l’administratif et le financier : le factoring répond à ce type de problématiques.
- Le fait d’avoir peur de faire face à des impayés génère une situation de stress. Le factor se charge de tout, une fois qu’il a signé le contrat avec l’entreprise. Pour le chef d’entreprise, cela peut être vu comme une respiration.
- Avec le factoring, on peut dire adieu à certains frais que l’on aimerait toujours éviter comme ceux relatifs aux découverts bancaires….
- Si un partenaire, un client, un fournisseur se renseigne sur l’entreprise, il voit un solde positif, ce qui peut lui donner confiance et envie d’établir une relation commerciale.
- Comme dit, les entreprises de factoring ont trouvé des solutions pour que les TPE osent faire appel à elles en mettant en place des tarifications au forfait plus intéressantes et abordables.
- En fonction des clients, il n’est pas toujours nécessaire de souscrire une assurance-crédit.
- Si l’on ne souhaite pas renouveler son contrat d’affacturage, les sommes qui restent sur le fonds de garantie sont bien entendu restituées à l’entreprise cliente.