Définition du billet à ordre
Le billet à ordre est principalement utilisé par les commerçants, les artisans ou encore les PME. Il s’agit en fait d’une espèce de reconnaissance de dette. L’entreprise, par ce biais, s’engage à payer la somme d’argent qu’elle doit à son créancier (souvent un fournisseur) à une date qui est préalablement déterminée.
L’entreprise qui doit de l’argent est désignée comme le souscripteur du billet d’ordre (ou le tiré) par rapport à son fournisseur qui lui représente le bénéficiaire de cette reconnaissance de dette et devient le tireur (celui qui va retirer de l’argent de la transaction commerciale). Si cela semble très simple, il faut pourtant savoir que ce moyen de paiement qui figure dans le Code du Commerce (article L512) ne peut pas être établi n’importe comment et répond à un certain formalisme.
Afin qu’il soit reconnu comme valide, le billet à ordre doit comporter certains éléments, à savoir :
- Les termes de « billet à ordre » mais que l’on peut retrouver aussi sous la dénomination de « payer à l’ordre de » doivent forcément apparaitre, en utilisant la même langue que celle qui est employée pour le titre.
- Le montant que l’entreprise doit verser figure obligatoirement à la fois en lettres, mais aussi en chiffres ; comme on le fait sur un chèque ; avec la promesse de le payer à une date qui doit elle aussi apparaitre noir sur blanc et ne peut pas excéder trois mois. Le bénéficiaire a quant à lui 12 mois au maximum pour l’encaisser.
- La présence écrite de cette date est une garantie pour le souscripteur de ce billet d’ordre, car sans elle, le bénéficiaire pourrait prétendre à être réglé dès qu’il le reçoit. On parle alors de paiement à vue. La date prévue peut être fixe ou non. Quand c’est le cas, le billet doit être présenté le jour du paiement ou jusqu’à 10 jours ouvrables après cette date au plus tard.
- Bien entendu, pour éviter tout malentendu, le destinataire doit être désigné, tout comme la localisation où le paiement doit être réalisé.
- Avant d’apposer sa signature, le souscripteur du billet d’ordre indique l’endroit où le billet d’ordre a été établi et la date.
Comment utiliser un billet à ordre ?
Auparavant, la seule forme sous laquelle on pouvait trouver le billet à ordre était bien entendu le format papier. La dématérialisation des pratiques, notamment en entreprise a permis l’apparition du billet à ordre relevé. C’est celui qui doit de l’argent qui émet un billet à ordre sur lequel doivent figurer outre les mentions stipulées plus haut, les coordonnées bancaires du bénéficiaire.
Quand le bénéficiaire reçoit ce billet à ordre, il le transmet à sa banque qui respectera la date d’échéance indiquée sur le document pour qu’il soit payé.
Billet à ordre, chèque et lettre de change : quelles différences ?
Le billet à ordre a ceci en commun avec la lettre de change qu’il comporte la promesse de payer une certaine somme d’argent à une date particulière. Mais c’est le bénéficiaire qui émet la lettre de change alors que c’est le contraire avec le billet d’ordre qui ne contient en outre que deux intervenants. En matière juridique la lettre de change et le billet à ordre sont relativement semblables.
Quant au chèque, on peut là encore trouver une similitude : le débiteur est à l’origine du billet à ordre ; tout comme il remplirait un chèque pour payer une dette envers autrui. Mais on peut cependant trouver une différence notable en le fait que le chèque, une fois réceptionné est immédiatement encaissé ; ce qui ne sera donc pas le cas du billet à ordre. Une date ne dépassant pas trois mois est donnée par le débiteur et le bénéficiaire à 12 mois pour l’encaisser.
Pourquoi favoriser un billet à ordre quand on est une entreprise ?
Dès lors que l’on paie un fournisseur, l’argent est immédiatement débité du compte. Cela peut impacter considérablement une trésorerie un peu faible, avec des conséquences qui peuvent se révéler dramatiques parfois pour une structure. En émettant un billet à ordre, l’entreprise a jusqu’à la date d’échéance stipulée sur le document ; même si elle ne peut pas excéder un délai de trois mois après émission du document ; pour approvisionner son compte professionnel.
Il peut par exemple profiter de ce laps de temps pour utiliser les marchandises ou matières premières qu’il a achetées en les transformant ou en les vendant. C’est donc un excellent moyen de maitriser ses dettes en déterminant la date la plus opportune pour que l’argent soit débité par le destinataire, tout en répondant à ses obligations de payer.
Un billet à ordre est en outre un document transmissible à un tiers (il est endossable ou au porteur). Cela signifie que le fournisseur (le bénéficiaire), en le recevant d’une entreprise qui lui doit de l’argent, peut à son tour l’utiliser pour payer une de ses créances. Le montant par contre, ne peut pas être fractionné : le montant fixé sur le billet à ordre est intégralement encaissé.
Impayés : la stratégie à mettre en œuvre pour les limiter
Nous venons de voir que le billet à ordre est un moyen de paiement qui favorise un débiteur puisqu’il décide librement ; même si le délai est restreint ; de la date de prélèvement d’une de ses créances fournisseurs, dans le but d’optimiser la gestion de sa trésorerie. Mais est-ce la même chose pour le destinataire de ce billet ; le bénéficiaire ? Non, car cela ne veut pas dire qu’il ne soit pas exposé à un risque d’impayé.
Au moment où il reçoit le document, il n’est pas certain que la somme qui y figure soit sur le compte professionnel de l’entreprise qui lui doit de l’argent. Cela peut même être le cas quand arrive la date d’échéance ; soit la date à laquelle il est censé encaisser la somme. Dans ce cas, le bénéficiaire n’est pas payé.
Comment faire pour éviter ce genre de situation ? Non seulement il y a la crainte de ne pas être payé, mais il faut aussi suivre d’autant mieux la gestion de son encours client ; ce qui peut occasionner une perte de temps. En fonction de la taille de sa structure, on peut élaborer un fichier dédié ; sur un tableur comme Excel, ou se procurer un logiciel qui présentera d’autres fonctionnalités annexes qui peuvent se révéler intéressantes.
Une entreprise peut aussi souhaiter souscrire une assurance-crédit pour se protéger contre les impayés surtout si elle pense un client à risque. Cela constitue ce que l’on appelle un aval ; une garantie qui permettra de se retourner contre le mauvais payeur en cas de besoin.
En l’absence d’un tiers comme cela peut être le cas d’un cabinet d’assurance auprès duquel on aurait souscrit cette garantie, le bénéficiaire du billet à ordre qui n’aura pas rempli sa fonction devra essayer de trouver en première instance un arrangement à l’amiable pour être payé, en utilisant cette fois un autre moyen de paiement que le billet à ordre…