Qu’est ce que la domiciliation d’entreprise ?

Quel chef d’entreprise ne rêverait pas d’une adresse prestigieuse pour sa structure ? Il est normal de se dire que cela n’est pas possible et pourtant…

Que veut dire domicilier son entreprise ?

Domicilier son entreprise signifie donner une adresse postale à son siège social de telle manière que l’administration puisse la retrouver en cas de besoin. On identifie une entreprise à son adresse de domiciliation, au même titre qu’on le fait avec un individu vis-à-vis de son adresse de domicile ; ce qui explique pourquoi ce choix est de première importance dans la future vie de la structure et sa réputation auprès de tiers.

Est-il obligatoire de domicilier sa structure professionnelle ?

Ce n’est pas le cas partout, mais en France, un futur chef d’entreprise est obligé, légalement, de déterminer un siège social (et donc une adresse) ; cette démarche ayant pour but de pouvoir l’enregistrer auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Cette domiciliation dépend :

• De la nationalité de la structure ;
• De son pays d’imposition ;
• Des juridictions qui sont compétentes, notamment en cas de litige.

Les différentes solutions de domiciliation

Il existe concrètement trois manières de procéder pour domicilier son entreprise. Nous allons découvrir lesquelles, ainsi que leurs avantages et inconvénients.

La domiciliation au domicile du chef d’entreprise

Il s’agit comme son nom l’indique de donner son adresse postale personnelle en lieu et place du siège social. C’est évidemment une solution très simple à mettre en œuvre et surtout très économique. Pourtant, il faut voir au-delà de cet aspect pour en appréhender les côtés négatifs. Au cours de sa vie, l’entrepreneur mais aussi, pourquoi pas, ses collaborateurs et salariés vont devoir éditer et envoyer bon nombre de documents à des tiers et pas seulement à l’administration fiscale (dossiers comptables, juridiques et fiscaux).

Cela peut être les statuts juridiques de l’entreprise, les devis et les factures, mais aussi les bons de commandes. Divulguer l’adresse personnelle suppose de pouvoir moins protéger sa vie privée. En outre, selon les villes et leur nombre d’habitants (plus de 200 000), il est interdit que l’activité exercée au domicile le soit par d’autres personnes que les occupants, sans compter qu’il n’est pas non plus possible d’y réceptionner des marchandises ou encore d’y faire venir des clients.

La location d’un local professionnel

Afin de ne pas donner d’informations personnelles par le biais de son activité ou encore subir des restrictions de fonctionnement ; s’il exerce une activité supposant de recevoir de la clientèle ou des marchandises, un chef d’entreprise peut opter pour une autre solution : celle de louer un local commercial (voir notre guide sur le bail commercial). Dans ce genre de situations et à moins d’avoir une formidable opportunité, il est coutumier de le louer au lieu de l’acheter, ce qui implique de payer un loyer tous les mois.

En fonction de la taille des bureaux et de l’endroit où ils se localisent, le montant de ce loyer peut être élevé. A titre d’information, la location d’un bureau à Toulouse, Bordeaux, Marseille ou Lyon peut rapidement dépasser les 160 euros/m2/an. C’est une charge supplémentaire que le chef d’entreprise doit assumer, ce qui n’est pas toujours évident, financièrement parlant.

Ajoutons des points qui n’étaient pas à prendre en considération auparavant et qui doivent l’être à présent : les porteurs de projet qui entendent créer une entreprise ont compris l’essor du télétravail et donc le fait que les salariés soient amenés à être de plus en plus chez eux pour exercer leurs tâches professionnelles. Pourquoi payer un loyer alors que la mobilité des travailleurs est de plus en plus d’actualité et qu’il est plus intéressant, en outre, de financer la croissance de l’activité ?

Passer par une entreprise de domiciliation

Il est également possible de passer par ce que l’on appelle une entreprise de domiciliation, dans le but d’obtenir une adresse postale de prestige pour son siège social. Le prix demandé pour ce service (et tous ceux qui sont proposés aux chefs d’entreprise comme nous allons le voir) est bien entendu nettement inférieur au montant d’un loyer mensuel pour un local d’entreprise.

Les entreprises qui se spécialisent dans la domiciliation d’entreprise permettent d’obtenir une adresse postale dans une ville choisie par le chef d’entreprise parce qu’il la trouve prestigieuse et reflétant l’image qu’il souhaite donner de son activité. Ce sont des structures qui bénéficient d’un agrément préfectoral en cours de validité pour pouvoir proposer ce type de service. Ce document peut bien entendu leur être demandé.

En quoi le choix de l’adresse du siège social d’une entreprise est-il important ?

C’est en premier lieu un parfait moyen de faire une distinction entre le siège social et l’endroit où se tient véritablement le lieu de travail. Les parties prenantes de l’entreprise (fournisseurs, financeurs, clients, prospects) peuvent être impressionnées par l’adresse qu’ils voient sur les documents ou le site de l’entreprise et peuvent être plus à même de lui accorder leur confiance.

Ils vont en effet associer l’image qu’ils se font de l’adresse et du lieu (par exemple Paris) à l’idée de professionnalisme, de sérieux, de compétence, de charisme etc… Cela peut aider généralement quand l’entrepreneur ambitionne d’ouvrir son marché à l’Europe, mais aussi à l’international, car certaines villes sont connues et bénéficient d’une excellente réputation de par le monde.

L’adresse personnelle et donc la vie privée du dirigeant sont également protégées car elle n’apparait pas sur tous les documents officiels de l’entreprise. Outre cette image qualitative que l’adresse du siège social va renvoyer, les sociétés de domiciliation proposent différents services qui peuvent contribuer à désengorger le quotidien souvent chargé d’un chef d’entreprise. Le but étant de décharger le dirigeant de tâches qui sont à faible valeur ajoutée, tout en lui prenant beaucoup de temps, pour qu’il puisse se focaliser sur son cœur de métier et son développement.

Ainsi, les services usuels proposés par ces structures sont :

• La gestion du courrier : même si le travail se fait de manière effective ailleurs, le courrier est envoyé au siège social. Il faut pouvoir en avoir connaissance pour être réactif. La société de domiciliation peut proposer en option ou que cela fasse partie de l’abonnement (ce qui est un critère de choix pour choisir son prestataire, pourquoi pas ?), la numérisation de tous les documents reçus, puis la réexpédition desdits courriers à une autre adresse.
• Certains territoires sont plus faiblement imposés vis-à-vis de la Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) qui est un impôt obligatoire et s’appliquant à toutes les structures, même les plus modestes. Là encore, le choix de l’adresse peut se faire en fonction de ce critère spécifique ou qu’il contribue à asseoir une décision.
• La domiciliation d’entreprise s’effectue le plus souvent en ligne ; ce qui permet de réduire les coûts ainsi que les dépenses liées à l’installation dans un local commercial ou encore ce que l’on appelle les frais de siège.
• Comme dit plus haut, le choix d’une adresse postale de siège social ne doit pas être fait au hasard. Outre le prestige de certaines d’entre elles, il faut également étudier l’aspect fiscal.
• Parce qu’il faut procéder à beaucoup de démarches, notamment administratives pour créer son entreprise, sans avoir parfois de connaissances spécifiques dans ce domaine, pourquoi ne pas apprendre tout de suite à déléguer en bénéficiant grâce à une entreprise de domiciliation d’un service d’assistance juridique ?
• Que faire quand on doit faire une réunion, recevoir des futurs partenaires commerciaux ? Faut-il les faire venir sur le lieu de travail et les voir se poser des questions et ainsi perdre en crédibilité ? Non, bien sûr, avec la possibilité de louer, en fonction des situations un espace de travail, une salle de réunion ou encore des bureaux. Bien entendu, ces espaces professionnels sont équipés de tout le matériel nécessaire pour travailler dans d’excellentes conditions et ce quelle que soit la durée pour laquelle on en a besoin. Cela peut aller de 30 minutes à la journée, ce qui ouvre le champ des possibles, tout en maitrisant parfaitement les coûts.
• Il est également envisageable de demander à bénéficier d’une permanence téléphonique, pour pouvoir se rendre sereinement sur les chantiers, en rendez-vous clientèle, se plonger dans sa déclaration d’impôts par exemple, sans pourtant renoncer à prendre ses appels qui peuvent être synonymes de vente ou d’achat et donc ont une incidence sur le chiffre d’affaires.

Il s’agit bien entendu de services complémentaires qui peuvent être souscrits ou pas, en totalité ou non, selon les besoins mais aussi en fonction du budget que peut y allouer un chef d’entreprise.

Domicilier mon entreprise en passant par un professionnel : comment faire ?

Pour bénéficier de toutes ces prestations, on s’attend bien entendu à ce que la démarche pour procéder à sa domiciliation d’entreprise soit fastidieuse. Il n’en est rien. Voici les différentes étapes qui démontrent qu’en général, il ne faut que quelques instants pour pouvoir obtenir pour sa structure non seulement une adresse qualitative et de bonne réputation mais aussi bénéficier de services intéressants si l’on en éprouve le besoin.

• Se rendre sur le site du prestataire choisi.
• Sélectionner parmi plusieurs adresses à Paris mais aussi sur le reste du territoire français celle qui semble le plus correspondre aux attentes, en s’attardant sur la fiscalité propre à chacune notamment pour la CFE.
• Ajouter si on le souhaite des services optionnels qui sont proposés à la carte
• Signer son contrat de domiciliation en ligne qui reprend tous ces éléments. Bien entendu, le porteur de projet et futur chef d’entreprise a le droit de réfléchir et c’est pourquoi il bénéficie d’un délai de 3 jours généralement pour signer ledit document
• Sitôt le document relatif à la domiciliation d’entreprise signé, l’entrepreneur peut immatriculer sa société et renseigner l’adresse choisie qui sera désormais celle de son siège social.
• L’entrepreneur possède une copie de son contrat de domiciliation à conserver et qui n’est pas à confondre avec une attestation de domiciliation qu’il peut lui-même signer, si on la lui demande.

Besoin d’un conseil ou envie d’en savoir plus sur certaines prestations ? Cela est tout à fait normal et généralement, les entreprises de domiciliation sont là pour y répondre, par le biais d’experts. Ils se font fort de répondre à toute question écrite dans les plus brefs délais.