Sylae : le portail pour l’embauche de contrats aidés

Quand une entreprise se développe au niveau de l’activité, il est normal qu’elle cherche à embaucher. Pourtant, avoir des salariés représente un coût certain et un recruteur peut avoir envie de se tourner vers les contrats aidés. En échange de l’embauche d’un certain type de public ; difficilement employables,  selon certains critères ; à l’instar des jeunes, des personnes en situation de handicap ou encore des salariés qui se trouvent en fin de carrière professionnelle, ils peuvent espérer bénéficier de certaines aides financières d’Etat.

Qu’est ce que SYLAé ?

Comment faciliter l’embauche de personnes en contrats ou emplois aidés ? Pour répondre à cette problématique, une plateforme voit le jour en juillet 2015 par le biais de l’ASP (Agence de Services et de Paiement) : SYLAé (Système de Libre Accès aux Employeurs). Cette plateforme devient incontournable (et obligatoire) quand on envisage d’embaucher des personnes en contrat aidé.

L’insertion professionnelle de certaines personnes peut être difficile. C’est pour répondre à cette problématique mais aussi au besoin de recrutement des entreprises que SYLAé a été créé. Les contrats ou emplois aidés sont décorrélés des obligations d’un contrat de travail classique. Il est donc primordial d’avoir une plateforme qui permette de signer ce type de contrat particulier ; pour gagner en transparence, en facilité pour l’employeur, afin de l’inciter à employer ce type de personnel, mais aussi à but statistique, pour le gouvernement.

Tous les employeurs à priori ne sont pas concernés par cette plateforme numérique. En fonction de certaines caractéristiques de contrats, ils peuvent choisir l’un d’entre eux (ou plusieurs), dans le but d’embaucher. Cela sera le cas pour 5 catégories d’employeurs :

• ceux qui sont intéressés par le Contrat Unique d’Insertion (CUI),
• l’Aide à l’Embauche des Jeunes (AEJ),
• le contrat Emploi Avenir (plus connu sous les lettres EAV),
• le contrat Aide à la Mobilisation des Employeurs pour l’Embauche de Travailleurs Handicapés (AMEETH)
• ou encore l’Aide Unique à l’Embauche d’Apprentis ou AUEA.

Contrats aidés et SYLAé : la plateforme dédiée

Impossible de passer outre l’obligation d’utiliser SYLAé quand on envisage d’embaucher des personnes par le biais de contrats aidés. Pourtant, cela doit être vu comme un avantage tant pour l’employeur que pour toutes les personnes qui se trouvent loin du marché du travail et peuvent trouver avec ce type de contrat la possibilité d’une insertion ou réinsertion professionnelle.

Le site est en ce sens accessible ; dans le sens légal du terme (loi du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées), mais comprend aussi toutes les informations nécessaires pour faciliter l’embauche, mais aussi le salariat ; à posteriori. L’employeur peut en effet trouver des guides pour faciliter son inscription et ses différentes connexions sur la plateforme mais aussi pour télétransmettre les données déclaratives en toute sécurité.

Il ne suffit que de quelques clics pour télédéclarer les états de présence des salariés concernés par les contrats aidés. Pour un traitement plus rapide des informations transmises, l’employeur a une autre obligation : s’équiper d’un certificat électronique SYLAé. Il en existe plusieurs, à choisir en fonction de ce que l’on préfère (pass ou code), afin que cela fasse office de signature électronique pour toutes les déclarations en ligne.

Qu’est ce que le certificat électronique SYLAé ?

Le certificat électronique SYLAé est en quelque sorte une pièce d’identité numérique qui sert à authentifier la personne signataire de certains documents en ligne sur la plateforme SYLAé (l’employeur). Ce type de plateforme pouvant faire l’objet de fraudes, mais aussi d’erreurs, ces certificats s’achètent auprès de fournisseurs qui ont été reconnus et certifiés, dans ce cadre, par l’ASP.

Il existe plusieurs niveaux de certifications et différents avantages en fonction des fournisseurs, mais l’ASP exige, à minima, pour des raisons de sécurité un certificat de niveau 1 étoile RGS, version 1.0. Voici la liste de ces fournisseurs officiels :

• DHIMYOTIS ;
• Chambersign ;
• Ca V4 (1) ;
• Certeurope Advanced ;
• Certimertiersartisanat ;
• CERTINOMIS ;
• Click&Trust.

Les choses à retenir pour faire le meilleur choix de fournisseur :

• Le format de la certification ;
• La durée de validité (entre 1 à 3 ans) ;
• Les services annexes proposés ;
• Le coût qui peut osciller entre 80 et 300 euros.

Quels sont les avantages à utiliser SYLAé pour les employeurs ?

Bien entendu, en passant par la plateforme SYLAé, c’est la possibilité pour l’employeur de répondre à ses besoins de recrutement, tout en pouvant bénéficier de certaines aides financières étatiques. Elles peuvent se décliner sous différentes formes (réductions ou exonérations, subventions allouées).

Si ces aides financières peuvent déjà être un moteur pour se tourner vers un public qui rencontre des problèmes d’insertion professionnelle, il ne faut pas oublier d’autres privilèges qui peuvent intéresser un chef d’entreprise comme le fait de pouvoir prétendre à l’ACCRE (Aide aux Chômeurs Créateurs ou Repreneurs d’Entreprises), les aides versées par l’Association Nationale de Gestion du Fonds pour l’Insertion Professionnelle des Personnes Handicapées (AGEFIPH), la réduction Fillon sur les bas salaires, le Droit Commun, les aides aux postes à destinations des collectivités territoriales ou entreprises adaptées ou encore le CICE (Crédit d’Impôt pour la Compétitivité et l’Emploi), en fonction des situations.

Pour en bénéficier, via SYLAé, les employeurs télétransmettent les états de présence de leurs salariés. Outre ces avantages financiers, la plateforme se veut aussi un très bon outil que nous allons décrire ci-après dans la partie « points forts ».

Les différentes formules de SYLAé à destination des recruteurs

Dématérialisation partielle ou totale ? S’il est obligatoire pour les contrats ou emplois aidés de passer par le site SYLAé, les employeurs ont cependant une certaine liberté de manœuvre. S’ils visent le 100% numérique, ils opteront pour la dématérialisation totale (formule Premium) ; ce qu’encourage la loi sur la transition numérique. Mais s’ils ne se sentent pas encore assez à l’aise pour cela, ils prendront la dématérialisation partielle (SYLAé Basic).

L’offre SYLAé Basic

• Après l’inscription, l’accès et l’utilisation de la plateforme restent bien entendu gratuits ;
• Un modèle de formulaire est présent sur le site pour remplir les états de présence et les imprimer. Il ne faut pas oublier de joindre les justificatifs (comme les bulletins de salaire) sous format papier ;
• Les documents imprimés et signés manuellement sont à envoyer par voie postale à l’ASP.

La formule SYLAé Premium

• Toute la saisie se fait en ligne pour éviter l’impression de papier ;
• Les documents, une fois signés en ligne (certificat), sont télétransmis pour un traitement plus rapide que par voie postale où un risque de perte, de vol ou de destruction des documents est toujours possible ;
• Dès que les documents sont envoyés et reçus, l’employeur reçoit à chaque fois une notification qui peut servir de preuve ;
• En optant pour la formule Premium de SYLAé, les employeurs sont assurés d’un traitement plus rapide de leur demande et par conséquent d’un déblocage également plus rapide des aides et des avantages auxquels ils ont droit, en fonction de leur situation et des salariés embauchés.

Les points forts du site SYLAé

Le site est accessible 24h sur 24, tous les jours, même si des opérations de maintenance peuvent être effectuées. Quand c’est le cas, les jours et horaires sont stipulés à l’avance pour que les chefs d’entreprises s’organisent au mieux. Alors qu’il peut sembler difficile de retrouver une information perdue dans la jungle des archives papier, le faire par voie numérique, directement sur le portail se fait en quelques clics ce qui permet d’assurer un suivi de qualité.

SYLAé est une plateforme sécurisée : il est donc possible de renseigner ses coordonnées bancaires, mais aussi de vérifier l’historique des salaires versés, classés chronologiquement. Une fois certaines informations entrées, elles restent enregistrées comme les coordonnées bancaires ; ce qui constitue, bien entendu, un formidable gain de temps pour les employeurs aux agendas bien remplis.

Pas de frais d’envoi à prévoir comme pour la formule Basic ; ce qui permet une économie sur les frais de fonctionnement. En fonction du certificat choisi, l’employeur peut se connecter depuis n’importe quel terminal s’il veut vérifier quelque chose. Sans être forcément derrière son ordinateur ou même sur son lieu de travail, sous couvert bien entendu d’avoir une connexion internet de qualité, ce qui ne relève pas de SYLAé.

N’importe quel chef d’entreprise et employeur ne peut être que séduits par ces arguments. Même en formule Premium, l’utilisation de la plateforme reste gratuite.

Je suis un recruteur et je veux utiliser SYLAé : comment faire ?

Rendez-vous, en premier lieu, sur le lien https://sylae.asp-public.fr pour arriver à la page d’accueil de SYLAé. L’employeur doit créer un compte personnel avec un identifiant et un mot de passe qui seront demandés à chaque nouvelle connexion. Plusieurs informations seront ensuite à saisir :

• Le numéro SIRET de l’entreprise ;
• Le code d’inscription donné par le prescripteur du contrat aidé. En fonction du profil du futur salarié, cela peut être la Mission Locale, le Pôle Emploi, un organisme d’insertion des personnes en situation de handicap etc…Ce code peut avoir été fourni également par courrier ou mail par l’ASP ;
• Si vous n’avez pas de code, vous pouvez le demander dès cette étape du processus en cliquant sur le lien se situant en bas de cette première page.

Une fois ce compte créé, il faut renseigner certaines données relatives aux salariés concernés par les contrats aidés. Ces données sont obligatoires :

• Le prénom et nom du salarié ;
• Le numéro de la convention individuelle qui a été signée ;
• La date de début et de fin du contrat aidé ;
• Le nombre d’absences dudit salarié pendant la période du contrat ;
• Le montant de son salaire ;
• En cas de rupture de contrat, il faudra indiquer la date réelle de fin de contrat ainsi que la raison invoquée ;
• Les coordonnées bancaires de l’entreprise pour le versement de ou des aides d’Etat.